moduły i funkcje

ServiceFlow to kompletne
narzędzie dla serwisu
blacharsko-lakierniczego.

Sprawdź poniżej opis każdego
z dostępnych modułów!

01

Moduł elektronicznej teczki szkodowej.

Rejestruj nowe zlecenia, dodawaj nieograniczoną ilość zdjęć, upoważnień, odpisów prawa jazdy, decyzji ubezpieczyciela, kosztorysów i wszystkich innych załączników potrzebnych do likwidacji szkody komunikacyjnej. Wszystko to dodasz za pomocą naszej aplikacji mobilnej ServiceFlow BOK!

  • dodawaj i przechowuj nieograniczoną ilość zdjęć korzystając do tego z aplikacji mobilnej ServiceFlow BOK!  Pobierz z Google Play!
  • twórz dokumenty interaktywne a później automatycznie uzupełniaj dokumenty PDF o dane zamieszczone w systemie!
  • uruchom bezpłatnie Twoją lokalną kopię zapasową
  • otrzymuj codziennie raporty e-mail dotyczące rozliczeń i zarejestrowanych zleceń w Twoim serwisie
  • zapanuj nad porządkiem w Twoich zleceniach i korzystaj z łatwiej identyfikacji opartej na jednolitej kolorystyce klientów i kontrahentów, a także miniaturach zdjęć
  • filtruj, sortuj i wyszukuj sprawy z łatwością za pomocą ikon
  • nie ograniczaj się do jednego filtra! Wszystkie statusy oraz filtry możesz łączyć ze sobą tworząc twoje indywidualne fitrowanie!
  • stosuj wyszukiwanie szczegółowe, aby odnaleźć każde słowo w całym systemie
02

Moduł pojazdów zastępczych.

Udostępniasz pojazdy zastępcze swoim klientom? Zapanuj nad wynajmem, rentownością, przeglądami, wymianą opon, a także nad ubezpieczeniem OC i AC. Generuj własne umowy najmu jednym kliknięciem na podstawie danych ze zlecenia, a także sprawdzaj historię wynajmu oraz aktualną dostępność pojazdu. Planuj, rezerwuj i wydawaj pojazdy!

  • Przeglądaj panel graficzny stanu floty pojazdów, który jest interaktywny
  • Bez przeszkód i z łatwością zarządzaj wynajmami samochodów
  • Wiąż wynajmy ze sprawą szkodową i mechaniczną
  • Automatycznie drukuj umowy najmów i protokołów, które możesz dowolnie personalizować pod Klienta/kontrakt
  • Nadzoruj interwały serwisowe, terminy: polis, SKP i wymiany opon, dodatkowa możliwość czasowego wycofania samochodu z eksploatacji
  • Z łatwością importuj samochody i twórz swoją bazę
03

Moduł finansowy 

Wystawiaj faktury sprzedaży, zaliczki i dodawaj kwoty bezsporne. Rejestruj koszty wewnętrzne serwisu lub zlecenia. Obliczaj w łatwy sposób rentowność zlecenia i marżę sprzedaży. Eksportuj faktury sprzedażowe i kosztowe oraz twórz zaawansowane raporty. 

  • Korzystaj z gotowych szablonów faktur dla różnych kanałów sprzedaży np. naprawa, samochód zastępczy lub holowanie
  • Twórz dowolną liczbę sekwencji numeracji faktur
  • Współpracuj z buforem i magazynem podczas wystawiania faktur
  • Kontroluj marżę, i otrzymuj alert w przypadku próby sprzedaży towaru poniżej ceny zakupu
  • Scalaj pozycje na fakturze bez utraty kosztów zakupu
  • Korzystaj z możliwości powiązania fakturowania z drukarką fiskalną
04

Moduł windykacji.

Kontroluj płatności swoich kontrahentów, dodawaj wpłaty, windykuj, a także sprawdzaj terminy płatności. Otrzymuj codzienne raporty z przepływów pieniężnych oraz raportów zleceń i wystawionych faktur!

  • Odraczaj sprawy na określony czas, jeśli w trakcie odroczenia całość się rozliczy wówczas sprawa nie powróci już do windykacji
  • Pracuj na pulpicie interaktywnym, system będzie podpowiadał Ci sprawy, w których jako osoba windykująca powinieneś zareagować
  • Przeglądaj wykres skuteczności windykacji i należności według kontraktu
  • Eksportuj zaległości do pliku Excel wraz z przypisaną do sprawy kancelarią
  • Bezpośrednie powiązanie ze sprawami ułatwi ci sprawne przechodzenie pomiędzy windykacją a sprawami (np. dostęp do historii, korespondencji czy też do decyzji T.U.)
  • Rewiduj należności według doradcy serwisowego
05

Moduł rejestru kosztów.

Rejestruj wszystkie faktury kosztowe i zapanuj nad ich płatnościami oraz powiązaniem z konkretnymi zleceniami szkodowymi, mechanicznymi czy też Rent-a-Car. Przenieś rejestrowanie faktur kosztowych przedsiębiorstwa do systemu ServiceFlow i miej pod kontrolą całe finanse i koszty działalności.

  • Przeglądaj listę faktur kosztowych dotyczących ogólnie serwisu
  • Prowadź kontrolę nad nadzorem terminów płatności
  • Rejestruj wszystkie faktury kosztowe dotyczące ogólnie serwisu
06

Moduł terminarzy. 

Dodawaj zdarzenia w terminarzu, łącz je z zarejestrowanymi sprawami szkodowymi, mechanicznymi lub sprawami Rent-a-Car. Zapanuj nad przyjęciami i wydaniami samochodów. Twórz, edytuj i dostosuj kalendarze do własnych potrzeb. Z ServiceFlow zrezygnujesz z papierowych kalendarzy! 

  • Powiąż terminarz ze sprawami szkodowymi mechanicznymi (BOK, door to door)
  • Przeglądaj terminarz, który jest przedstawiony za pomocą graficznej prezentacji: widok dnia, widok 3 dni, widok tygodnia lub widok miesiąca  
  • Twórz bez ograniczeń dowolną ilości terminarzy dostosowaną do twoich potrzeb
  • Przydzielaj widoczność kalendarzy dla poszczególnych użytkowników, domyślne kalendarze BOK, door to door, mechanika
  • Identyfikuj Kontrakt/klienta poprzez kolorowe oznaczenia
  • Przeglądaj wpisy z terminarza, które są widoczne w korespondencji sprawy
07

Moduł magazynu. 

Zmieniłeś formę prowadzenia działalności na sp. z o.o. i musisz prowadzić magazyn księgowy? Skorzystaj z naszego modułu magazynu i zapanuj nad dokumentami oraz cenami sprzedaży. Wydawaj części do konkretnych zleceń oraz raportuj części umieszczone w tzw. „robotach w toku”, czyli miejscu pomiędzy wydaniem z magazynu a sprzedażą.

  • Twórz dowolną ilość magazynów bez ograniczeń
  • Magazyn jest odporny na nadużycia,  w dodatku zgodny z procesem likwidacji szkód blacharsko lakierniczych 
  • Zarządzaj cenami sprzedaży w swoim magazynie
  • Twórz różne rodzaje dokumentów magazynowych
  • Kontroluj stany magazynowe
  • Z łatwością wydawaj części z magazynu bezpośrednio do spraw szkodowych
08

Moduł RCP obecności. 

Chcesz wiedzieć, jak często pracownik się spóźnia? Skorzystaj z naszego rozwiązania rejestrowania czasu pracy, obecności i spóźnień! Twórz własne grafiki pracy i udostępniaj je swoim pracownikom. Wykorzystaj w tym celu naszą aplikację mobilną ServiceFlow RCP! 

  • Zarządzaj i kontroluj obecności pracowników korzystając do tego z aplikacji mobilnej ServiceFlow RCP! Pobierz z Google Play!
  • Twórz grafiki pracy dla wszystkich pracowników serwisu
  • Definiuj indywidualne zmiany pracowników
  • Podglądaj panel obecności zawierający informacje na temat czasu przebywania w pracy i nieobecności pracowników
  • Eksportuj listę obecności pracowników do pliku excel
  • Edytuj lub usuwaj wpisy dotyczące rozpoczęcia lub zakończenia pracy albo przerwy dla każdego z pracowników
09

Moduł RCP hala napraw. 

Zapanuj nad czasem naprawy każdego samochodu! Kontroluj czas spędzony przy danym zleceniu, a następnie porównuj go z czasem z kalkulacji. Sprawdzaj rentowność zlecenia oraz efektywność danego pracownika. Obliczaj w łatwy sposób tzw. „godziny sprzedane”, czyli te, które pracownik wypracował z puli czasu z danej kalkulacji! Wykorzystaj do tego naszą aplikację mobilną ServiceFlow Warsztat możliwą do zainstalowania na urządzeniach dostępnych w serwisie, a także na telefonach pracowników. 

  • Zarządzaj naprawami każdego z samochodów w swoim serwisie dzięki aplikacji mobilnej ServiceFlow Warsztat! Pobierz z Google Play!
  • Przeglądaj listę pojazdów oczekujących na naprawę, aktualnie naprawianych i tych, które opuściły daną strefę
  • Przeglądaj aktualne naprawy, które prowadzą twoi pracownicy
  • Pracuj przy kilku pojazdach jednocześnie, w jednej lub w wielu strefach
  • Definiuj własne prace inne, które mogą być powiązane ze zleceniem
  • Podglądaj w aplikacji mobilnej aktualnie przypisane kalkulacje do sprawy, lub przypisane operacje z kalkulacji do danej strefy/etapu 
10

Moduł Rent-a-Car.

Wypożyczasz samochody dla assistance lub prowadzisz wypożyczalnię? Wydawaj pojazdy, rejestruj wypożyczenia, planuj wynajem. Zarządzaj wszystkimi wynajmami oraz klientami z jednego miejsca, a do tego generuj własne umowy najmu jednym kliknięciem podstawie danych klienta i wynajmowanego pojazdu!

  • Przechowuj całą dokumentację dotyczącą wynajmów
  • Przeglądaj wszystkie sprawy RAC w aplikacji ServiceFlow Android BOK
  • Wystawiaj faktury za wynajem samochodów
  • Prosty i funkcjonalny interfejs znacznie usprawni ci wydawanie pojazdów
  • Rejestruj zlecenia wynajmów pojazdów nie związanych ze sprawą szkodową lub mechaniczną, jest to opcja dla serwisów prowadzących wypożyczalnię pojazdów
11

Moduł rejestru kas i terminali płatniczych. 

Rejestruj i zapisuj wszystkie transakcje gotówkowe i płatności kartą. Przekazuj jednym kliknięciem dane do swojej księgowości i automatycznie przypisuj wpłaty do wystawionych faktur. Przejmij kontrolę nad swoimi transakcjami!

  • Prowadź ewidencję i zarządzaj transakcjami
  • Paragony fiskalne drukuj bezpośrednio z systemu ServiceFlow
  • Rejestruj drukarki fiskalne
  • Drukuj raporty fiskalne

 

 

12

Moduł kalkulacji. 

Twórz, edytuj i pobieraj kalkulację z wielu systemów kosztorysowania, m.in. Audatex i DAT. Przechowuj całą historię w jednym miejscu i przypisuj kalkulacje do konkretnych spraw szkodowych! 

  • Przenoś dane z kalkulacji do sprawy (lista operacji i części)
  • Wybieraj jedną spośród przeliczonych kalkulacji i oznacz ją jako ostateczną jako źródło danych dla systemu
  • Przeglądaj istotne dane z kalkulacji w formie tabelarycznej
  • Uzupełniaj ręcznie dane w przypadku pominięcia ich przez mechanizm rozczytujący
  • Twórz kalkulacje bezpośrednio ze sprawy szkodowej z automatycznym zaczytaniem danych dotyczących samochodu
13
Kolejki pojazdów gotowych do naprawy.

Oprogramowanie ServiceFlow jako jedyne na rynku potrafi automatycznie tworzyć kolejkę pojazdów gotowych do naprawy. System zbiera wszystkie dane dotyczące zleceń naprawy w serwisie, dzięki temu prowadzenie spraw jest zdecydowanie prostsze i łatwiej uniknąć błędów. Najważniejsze dane wyświetlane są na pulpicie startowym, można je łatwo filtrować i tworzyć z nich raporty. To prosty program dla serwisu samochodowego z ogromną ilością funkcji i modułów, które ułatwią pracę.

14
Program do likwidacji szkód - wpłaty kwot bezspornych przez Towarzystwa Ubezpieczeniowe.

ServiceFlow to oprogramowanie które powstało w serwisie i jest wykorzystywane już przez kilkadziesiąt serwisów w codziennej pracy. To rozwiązania sprawdzone w praktyce, również te dotyczące formalnej strony likwidacji szkód w serwisie. Ogromna ilość różnorodnych sytuacji i problemów, z którymi borykają się na co dzień serwisy blacharsko-lakiernicze pozwoliła nam opracować konkretne procedury postepowania, gotowe schematy i dokumenty, które znacznie ułatwią pracę, zarówno dużym jak i małym serwisom blacharsko-lakierniczym.

15
Baza wiedzy o każdym zleceniu - notatki w sprawie z możliwością automatycznego przypomnienia.

Koniec ze zgadywaniem, zapisywaniem notatek na żółtych karteczkach, szukaniem odpowiedzi, gdy nie ma kolegi w pracy. Nowe technologie wykorzystane w oprogramowaniu ServiceFlow pomagają uporządkować chaos w natłoku obowiązków doradców serwisowych. Gdy liczba spraw i wątków rośnie, nie trudno o przeoczenia i błędy. Dzięki notatkom w systemie i automatycznym przypomnieniom mamy przejrzysty obraz tego, co dotyczy danego zlecenia, możemy się w pełni skoncentrować na zadaniu. 

16
Organizacja biura w serwisie blacharsko-lakierniczym - podgląd etapów naprawy.

W ServiceFlow pracownicy biura mają podgląd na etap naprawy.  Po wprowadzeniu modułu „hala napraw” (warsztat) pracownik z biura np. podczas rozmowy z Klientem nie musi wchodzić na halę napraw, żeby zobaczyć czy pojazd Klienta jest obecnie naprawiany. Ponadto widzi, na którym etapie (strefie) znajduje się samochód. To idealny program do serwisu, który chce zwiększyć efektywność pracowników i zadbać również o fachową obsługę klienta.

17
Auta zastępcze w serwisie - obsługa umów najmu i wynajmu pojazdów.

Składnikiem licencji ServiceFlow jest pakiet gotowych draftów umów najmu (AC) i wynajmu (OC) pojazdów zastępczych w wersjach dla klientów indywidualnych, podmiotów gospodarczych i użytkowników flotowych. Każda umowa zawiera sprawdzony od lat protokół zdawczo-odbiorczy. Serwis może takie drafty dostosować do siebie, zmieniając, usuwając lub dodając zapisy. To ogromne ułatwienie pracy dla doradców serwisowych i oszczędność czasu. 

18
Auta zastępcze w serwisie - aktywna blokada wynajmu.

System ServiceFlow w zależności od ustawień zablokuje możliwość wydania pojazdu zastępczego ze złymi oponami lub ostrzeże przy próbie jego wydania. 15 października przy wszystkich pojazdach w systemie zapala się kontrolka „opony”. Użytkownicy programu muszą sukcesywnie zmienić status z „lato” na „zima”. Intuicyjne powiadomienia i szereg sprawdzonych w praktyce rozwiązań to nieoceniona pomoc w codziennej pracy doradcy serwisowego.

19
Koszty pojazdów zastępczych - odliczenie 100% VAT.

ServiceFlow dla każdego pojazdu zastępczego automatycznie tworzy tzw. kilometrówkę.  Aby ona była kompletna, należy podawać prawidłowe przebiegi przy każdym wydaniu pojazdu. Kilometrówka w ServiceFlow tworzy się automatycznie i można ją pobrać w formie Excel dla dowolnie zadanego okresu.  Pamiętajmy, aby każde użycie auta zastępczego pomiędzy wynajmami, także było rejestrowane w ServiceFlow.  Kilometrówka nie może mieć tzw. „dziury w przebiegach”. 

20

Pojazdy zastępcze - rozliczenie mandatów karnych.

Pojazd zastępczy serwisu złapany na fotoradar? Korzystając z obsługi pojazdów zastępczych w ServiceFlow możesz podążać gotową ścieżką i skorzystać ze sprawdzonej procedury postępowania w przypadku gdy serwis otrzyma listem ze zdjęciem z fotoradaru. Licencja ServiceFlow to sprawdzone „know-how” efektywnego zarządzania serwisem blacharsko-lakierniczym - sprawdzone dokumenty i dobre praktyki. 

21

Codzienny raport z przepływów pieniężnych. 

Zawiera on m.in.  graficzne przedstawienie wartości wszystkich należności z podziałem na wartość należności z nieprzekroczonym terminem płatności i wartość należności z przekroczonym terminem płatności, a także graficzne przedstawienie procentowego udziału przeterminowanych należności w stosunku do całkowitej kwoty należności dla każdego dnia z ostatnich trzech miesięcy. Wystarczy monitorować wykres, czy aby nie zaczął odbiegać w górę od linii poziomej. Linia pozioma oznacza, że ilość kwoty, która wpływa do kasy serwisu, mniej więcej odpowiada kwocie nowych należności terminowych, jakie powstały - czyli windykacja pracuje, jak należy.

22

Stały monitoring pracy serwisu. 

ServiceFlow codziennie wysyła obliczone wskaźniki na zdefiniowany adres e-mail. Przesyłany raport zawiera dane z bieżącego dnia oraz sumarycznie dla całego miesiąca, co umożliwia szacowanie wyników, jakie uzyskamy po jego zakończeniu. Monitoruj stan serwisu na bieżąco! Wyciągaj dane, buduj na ich podstawie raporty, ustalaj istotne wskaźniki. Rób to szybko i przyjemnie, nawet w telefonie, wtedy nic Cię nie zaskoczy!